現代の企業では、情報システムを導入し利用することが一般的になっています。大企業だけでなく、中小企業でも情報システムを利用することが少なくありません。情報システムの効果には効率化と情報化の2つのメリットがあるとされています。様々な見解がありますが、情報化の効果が効率化を凌ぐと考えられます。「効率化」は人手で行っている作業プロセスをITによって自動化することで実現します、一方、「情報化」は人間の意思決定を「効果的」にすることで実現します。

効率化を重視している企業が多い

情報システムを導入する時に、情報化よりも効率化を重視している企業が多いようです。その理由として、効率化は情報化に比べて効果が目に見えやすいという特徴があるからだと考えられます。いわば、「守りのIT利用」です。

データを作業する時間が短縮されれば、業務の拡大が見込めるようになり、機械が計算を行うことで作業の正確性が高くなります。それに対して、情報はいくらあっても、その活用方法を知らなければ効果が目に見えません。そのため、今までは、実現方法がむずかしい情報化よりも、分かりやすい効率化が重視されてきました。効率化の効果は、たとえば省力化のように、組織が拡大していかなければ、一過性のものとなります。

今までのシステムはデータシステムに過ぎない、これからは情報システムが必要

情報化によって得られるメリット

情報化することにより、顧客情報や過去の売上履歴などを情報システムに蓄積できて、簡単に参照できるようになります。紙媒体と違って、紛失や劣化を防ぐことができます。また、データや情報を共有すれば、意思伝達や並行して業務を進めることがスムーズにできるというメリットがあります。事例Aでは、売上が2倍、4倍、6倍と次第に増加したように、その効果は長期間、持続していきます。これは、「攻めのIT利用」となります。

しかしながら、経営者だKでなく情報システム部門自身も、情報システムは効率化のツールという固定観念が浸透していて、意思決定業務が取り残されてきました。

⇒ブログ:重要な意思決定業務が「見える化」されず、IT利用から取り残されている

情報化の方法

効率化ではその効果が一次関数として増加していきますが、情報化では多くの情報が蓄積されていくので効果は二次関数のように増加していきます。効率化で期待できる効果は限られていますが、情報化は使い方を覚えることによって可能性が大きく広がります。

効率化の対象業務は、受注・出荷、製造、調達、会計などです。一方、情報化の対象業務は、マーケティング、人的販売、開発・設計、顧客サービスとなり、IT今まで、ほとんど情報システムが利用されていない領域です。たとえば、「ビッグデータ活用」は、マーケティングの領域です。

⇒ブログ:IT導入の目的「自動化と情報化」とは、どちらの方が効果が大きいか

情報化の場合、今までと業務領域が全く異なるのと、その方法をユーザ自身が気付いていないため、効率化のように「どの作業に手間がかかっていますか」とヒアリングすることもできません。まさに、ビジネスアナリシスが不可欠Tなります。

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⇒ブログ:若年SEでもビジネスプロセスモデリングできる、半数はIT要求を引き出せる!